Bei der Kleinunternehmerregelung handelt es sich um eine umsatzsteuerliche Besonderheit. Sie soll dazu dienen kleineren Unternehmen steuerliche- und bürokratische Entlastung zu bieten. Die Kleinunternehmerregelung gibt ist schon seit Einführung des Umsatzsteuergesetzes (UStG) im Jahr 1967. Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurde diese Regelung grundlegend reformiert, um sie an die EU-Richtlinie 2020/285 anzupassen. Die wichtigsten Änderungen sollen nachstehend erläutert werden.
Kleinunternehmer ist, wer im vorangegangenen Kalenderjahr einen Gesamt-Netto-Umsatz (ohne Umsatzsteuer), welcher nach § 19 Abs. 2 UStG definiert ist, von 25.000,00 EUR nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000,00 EUR nicht überschreiten wird. Die frühere Prognose des voraussichtlichen Jahresumsatzes entfällt. Seit 2025 ist die Grenze des laufenden Jahres unterjährig zu beobachten und bei Überschreiten umgehend ein Wechsel zur Regelbesteuerung durchzuführen.
Sollte man umsatzsteuerlich als Kleinunternehmer gelten, so ist in den Ausgangsrechnungen keine Umsatzsteuer auszuweisen und somit keine Umsatzsteuer an das Finanzamt zu zahlen. Bei den Umsätzen eines Kleinunternehmers handelt es sich um steuerfreie Umsätze. Zugleich ist der Unternehmer nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, § 15 Abs. 2 und Abs. 3 UStG. Das bedeutet, dass die in den Eingangsrechnungen enthaltene Vorsteuer nicht von der Finanzbehörde erstattet werden kann.
Die Kleinunternehmerregelung gilt seit 2025 EU-weit. Das bedeutet, dass Unternehmer die Kleinunternehmerbefreiung auch in anderen Mitgliedstaaten nutzen können, solange die unionsweite Umsatzgrenze von 100.000,00 EUR nicht überschritten wird. Zur Überwachung wurde § 19a UStG eingeführt, dieser regelt ein besonderes Meldeverfahren über das Bundeszentralamt für Steuern und die Vergabe von Kleinunternehmer-Identifikationsnummern.
Wenn ein Unternehmer die Voraussetzungen der Kleinunternehmerregelung erfüllt, gilt er ab 2025 automatisch als Kleinunternehmer (gesetzlicher Regelfall). Um zur Regelbesteuerung zu optieren, muss er auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichten. Die Verzichtserklärung ist für fünf Jahre bindend und muss spätestens bis zum letzten Tag des Februar des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres erklärt werden.
Seit 2024 ist der Kleinunternehmer im Regelfall von der Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung befreit, in Ausnahmefällen (z.B. § 18 Abs. 4a UstG) ist eine Abgabe erforderlich oder wenn das Finanzamt zur Abgabe auffordert.
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